ทฤษฎีระบบ

ระบบ  คือ การรวบรวมส่วนประกอบต่างๆที่มีความสัมพันธ์กันภายในและมีปฏิสัมพันธ์กันโดยส่วนประกอบทั้งหลายนั้นจะร่วมกันทำงานอย่างเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันเพื่อให้การดำเนินงานนั้นบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

วิธีระบบหรือวิถีระบบ (systems Approach) หมายถึงกระบวนการที่ทำให้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อผลลัพธ์ที่กำหนดซึ่งอยู่บนพื้นฐานหลักการความต้องการเป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรถวิทยา

ทฤษฎีระบบพื้นฐาน (Basic  Systems  Theory) ขององค์การซึ่งมี 5 ส่วน  คือ  ปัจจัยป้อน  กระบวนการแปรรูป  ผลผลิต  ข้อมูลย้อนกลับ และสภาพแวดล้อม 

1.  ปัจจัยป้อน (Inputs)  คือทรัพยากรที่เป็นบุคคล  วัสดุอุปกรณ์  เงิน  หรือข้อมูลที่ใช้ในการผลิตหรือการบริการ

2.  กระบวนการแปรรูป (Transformation Process) จาการใช้เทคโนโลยีและหน้าที่ในทางการบริหารตัวป้อนนำไปสู่กระบวนการแปรรูป ในโรงเรียนปฏิสัมพันธ์ระหว่างนักเรียนกับครูเป็นส่วนหนึ่งของการแปรรูปหรือกระบวนการเรียนรู้ ซึ่งทำให้นักเรียนกลายเป็นพลเมืองที่มีการศึกษา ซึ่งสามารถทำประโยชน์ให้แก่สังคมต่อไป

3.  ผลผลิต (Output) ได้แก่ ผลิตภัณฑ์และการบริการขององค์การ องค์การทางการศึกษาผลิตและแจกจ่ายความรู้

4. ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) คือ สารสนเทศเกี่ยวกับผลผลิตหรือกระบวนการขององค์การ ซึ่งมีอิทธิพลต่อการคัดเลือกตัวป้อนระหว่างวงจรต่อไป ข้อสารสนเทศเช่นนี้อาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงทั้งในกระบวนการแปรรูปและผลผลิตในอนาคต

5. สภาพแวดล้อม (Environment) สภาพแวดล้อมที่อยู่ล้อมรอบองค์การ ได้แก่ แรงผลักดัน (Forces) ทั้งด้านสังคม การเมือง และเศรษฐกิจ ที่มาปะทะกับองค์การ

ดังนั้นการสร้างกรอบแนวคิดให้องค์การเป็นระบบเปิด (Open System) จึงเป็นแนวคิดรวบยอดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของทฤษฏีระบบองค์การที่เป็นโรงเรียนหรือสถานศึกษาทั้งหมดเป็นระบบเปิด

ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ

วิธีการเชิงระบบมีขั้นตอนที่สำคัญเพื่อในการศึกษาวิเคราะห์เกี่ยวกับการบริหารและการแก้ปัญหาจึงขอนำขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษา 3 ท่านที่น่าสนใจคือโอเบียนและอุทัยบุญประเสริฐและเฮนรี่เลมานซึ่งมีขั้นตอนวิธีการเชิงระบบกล่าวคือโอเบียนจากมหาวิทยาลัยอีสเทอร์นวอชิงตันได้ระบุไว้ในหนังสือ Management Information Systems : A managerial and user perspective ถึงวิธีการเชิงระบบกับการแก้ปัญหาโดยทั่วไปว่าวิธีการเชิงระบบคือการปรับ ( Modify ) วิธีการทางวิทยาศาสตร์ (the scientific method ) ซึ่งเน้นที่การแก้ปัญหาโดยวิธีการเชิงระบบนี้มีกิจกรรมสำคัญ 7  สำคัญซึ่งสัมพันธ์กับการแก้ปัญหาทั่วๆไปโดยเปรียบเทียบให้เห็นขั้นตอนทั้งสองส่วนคือ

1.   ทำความเข้าใจปัญหาระบุปัญหา/โอกาสในเชิงบริบทของระบบ

2.   รวบรวมข้อมูลเพื่ออธิบายปัญหาและโอกาส

3.   ระบุทางแก้/ทางเลือกในการแก้ปัญหา

4.   ประเมินในแต่ละทางเลือก

5.   เลือกทางแก้ที่ดีที่สุด

6 .ปฏิบัติการตามทางแก้ที่เลือกไว้

 7.   ประเมินความสำเร็จของการปฏิบัติตามทางเลือก

อุทัยบุญประเสริฐ ( 2539 : 14-15 ) กล่าวถึงวิธีการเชิงระบบว่าเป็นการทำงานจากสภาพที่เป็นอยู่ไปสู่สภาพที่ต้องการของงานนั้นทั้งระบบโดยขั้นตอนที่สำคัญๆในเทคนิคเชิงระบบได้แก่

1)   กำหนดปัญหาที่ต้องการแก้ไขและความต้องการในการพัฒนาของระบบให้ชัดเจน

2)   การกำหนดวัตถุประสงค์ย่อยที่สัมพันธ์กับปัญหาและความต้องการในการพัฒนาและสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์รวมของระบบใหญ่ทั้งระบบเพื่อสร้างกรอบหรือขอบเขตในการทำงาน (สิ่งที่ต้องการ)

3)   ศึกษาถึงสิ่งแวดล้อมหรือข้อจำกัดในการทำงานของระบบและทรัพยากรที่หามาได้

4)   สร้างทางเลือกในการแก้ปัญหาหรือวิธีการในการพัฒนา

5)   ตัดสินใจเลือกทางที่เหมาะสมด้วยวิธีการที่มีเหตุผลเป็นระบบเป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ

6)   ทดลองปฏิบัติทางเลือกที่ได้ตัดสินใจเลือกไว้

7)   ประเมินผลการทดลองหรือผลการทดสอบ

8)   เก็บรวบรวมข้อมูลป้อนกลับอย่างเป็นระบบเพื่อปรับปรุงระบบนั้นให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

9)   ดำเนินการเป็นส่วนของระบบปกติ

ส่วนเฮนรี่เลมานได้เสนอขั้นตอนของวิธีการเชิงการระบบไว้ดังนี้

1) ปัญหา( Need )                                      

2)   วัตถุประสงค์ ( Objective )

3)   ข้อจำกัด( Constrains )                          

4)   ข้อเสนอทางแก้ปัญหา ( Alternatives )

5)   การเลือกข้อเสนอ( Selection )                   

6)   ทดลองปฏิบัติ ( Implementation )

7) ประเมินผล( Evaluation )                          

8)  ปรับปรุงและนำไปใช้  ( Modification )

จากแนวคิดจากการนำเสนอขั้นตอนวิธีการเชิงระบบของนักการศึกษาหลายๆท่านที่กล่าวมาข้างต้นนั้นพอจะสรุปเป็นขั้นตอนหลักๆได้ 5 ขั้นตอนคือ

1. ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไข

2. ระบุทางแก้หรือทางเลือกเพื่อแก้ไขปัญหา

3. เลือกทางแก้ไข

4. ปฏิบัติตามแนวทางที่ได้เลือกไว้

5. ประเมินความสำเร็จของการปฏิบัติตามทางเลือกและนำไปปรับปรุง

สรุป

การศึกษาวิธีการเชิงระบบเป็นกระบวนการหนึ่งที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการบริหารงานในองค์การประเภทต่างๆโดยที่พิจารณาการบริหารในลักษณะองค์รวมที่มีเป้าหมายกระบวนการระบบย่อยและองค์ประกอบต่างๆที่มีปฏิสัมพันธ์กันมีการปฏิบัติงานแลกเปลี่ยนข่าวสารเพื่อบรรลุเป้าหมายทางการบริหารประโยชน์จากการใช้วิธีการเชิงระบบคือวิธีการนี้จะเป็นการประกันว่าการดำเนินงานจะดำเนินต่อไปตามขั้นตอนที่วางไว้โดยช่วยให้การทำงานตามระบบบรรลุตามเป้าหมายโดยใช้เวลางบประมาณและบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุดแบบจำลองระบบจะช่วยป้องกันการลงทุนที่ไม่จำเป็นได้มากแนวคิดวิธีการเชิงระบบเป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะมีบทบาทในการสร้างสรรค์งานและแก้ปัญหาในองค์การได้เป็นอย่างดี