การจูงใจและการติดต่อสื่อสาร

มนุษย์แต่ละคนมีความแตกต่างกันในเรื่องความต้องการ ความสนใจ ทัศนคติ ค่านิยม บุคลิกภาพ ฯลฯ จึงเกิดปัญหาว่าควรจะจูงใจพนักงานในการทำงานด้วยรูปแบบใด เพื่อให้เขา เหล่านั้นทำงานให้แก่องค์การอย่างเต็มความสามารถและเกิดความพอใจในงาน รวมทั้งขวัญ และกำลังใจที่ดี ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำจะต้องรู้และเข้าใจถึงวิธีการและรูปแบบ ในการจูงใจ ของพนักงานในองค์การ โดยปกติแล้วผู้นำควรคำนึงถึงปัจจัยต่างๆดังนี้ คือ

1.การจูงใจด้วยรางวัลตอบแทน (Rewards)

การให้รางวัลจะทำให้พนักงานในองค์การเกิดแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น และยังเพิ่มขวัญและกำลังใจให้มากขึ้น โดยรางวัลตอบแทนที่ดีนั้นต้องสามารถตอบสนอง ความต้องการขั้นพื้นฐานและความมั่นคงปลอดภัยของพนักงานได้ เพื่อที่จะพนักงานจะทุ่มเท ความสามารถในการทำงานให้กับองค์การอย่างเต็มที่ และยิ่งรางวัลที่ให้นั้นสามารถตอบสนอง ความต้องการขั้นสูงของพนักงานได้มากเท่าไร ความจริงจังในการทำงานของพนักงาน ก็จะเพิ่มมากขึ้นด้วย ดังนั้นคุณลักษณะของรางวัลที่จะให้จึงมีดังนี้ คือ

1.1มีความสำคัญต่อผู้ที่ได้รับ (Importance)

1.2มีการจัดสรรอย่างเป็นธรรม (Equitable Distribution)

1.3พนักงานทุกคนควรรู้เห็นอย่างกระจ่างชัด (Visibility)

1.4มีความยืดหยุ่น (Flexibility)

อย่างไรก็ตามรางวัลตอบแทนที่ผู้นำหรือผู้บริหารพึงให้แก่พนักงานนั้น อาจให้ในรูปของตัวเงิน การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง หรือสวัสดิการต่างๆ เป็นต้น หรืออาจให้ในรูปของ รางวัล ที่มิได้อยู่ในรูปของตัวเงิน เช่น การมอบรางวัลดีเด่น ประกาศเกียรติคุณ ยกย่องชมเชย หรือ ส่งไปฝึกอบรมความรู้เพิ่มเติม ซึ่งผู้บริหารหรือผู้นำมักจะให้รางวัลทั้งในรูปตัวเงิน และที่ไม่ได้อยู่ในรูปตัวเงินควบคู่กันไป

2.การจูงใจด้วยงาน

ในการที่จะจูงใจพนักงานด้วยงานนั้น ควรทราบก่อนว่าลักษณะงานที่จะจูงใจให้ พนักงานในองค์การปฏิบัติตามเพื่อวัตถุประสงค์ขององค์การนั้น ควรมีลักษณะ ที่ท้าทาย ความสามารถและจูงใจให้พนักงานรักที่จะปฏิบัติ และควรเป็นงานที่ทำให้เขา เกิดความคิด ริเริ่มสร้างสรรค์ ด้วยเหตุนี้ ผู้นำที่ดีต้องสามารถที่จะดึงเอาความสำคัญของลักษณะงานมา เป็นตัวกระตุ้นหรือจูงใจให้พนักงานเกิดความรู้สึกรักและสนุกกับงานที่ทำอยู่ โดยอาจใช้วิธีดังต่อไปนี้

2.1การเพิ่มความสำคัญของงาน (Job Enrichment) ซึ่งการเพิ่มความสำคัญของงานนี้ โดยปกติแล้วจะมีสองวิธี คือ การเพิ่มความสำคัญของงานตามแนวนอน (Horizontal Job Enrichment) และการเพิ่มความสำคัญของงานตามแนวตั้ง (Verticals Job Enrichment) ซึ่งการเพิ่มตาม แนวนอน นั้นเป็นการขยายขอบเขตของงานให้กว้างขึ้นให้เขามี ความรับผิดชอบมากขึ้น ส่วนการเพิ่มในแนวดิ่งนั้นเป็นการลด อำนาจ ในการบังคับบัญชาจากผู้นำให้น้อยลง

2.2การหมุนเวียนงาน (Job Rotation) เป็นการให้โอกาสพนักงานได้มีการโยกย้าย ไปทำงานอื่น และเรียนรู้งานใหม่ โดยจัดตารางเวลาการทำงานในแต่ละ หน้าที่ล่วงหน้า ให้เหมาะสม เพื่อลดความจำเจในการทำงาน อีกทั้งยังทำให้พนักงานมี ความรู้และ ประสบการณ์มากขึ้น

2.3การขยายขอบเขตของงาน (Job Enlargement) เป็นการเพิ่มหน้าที่ของ พนักงาน ให้มากขึ้น เพื่อลดความเบื่อหน่ายและเพิ่มความสนใจในการทำงานของพนักงาน

2.4การปรับปรุงออกแบบงาน (Job Redesign) เป็นการปรับปรุงจัดโครงสร้างของงาน เพื่อดึงดูดใจของพนักงานมากขึ้น

3.การจูงใจด้วยวัฒนธรรมขององค์การ

องค์การทุกแห่งจะจูงใจพนักงานของตนไปในทางที่จะทำให้พนักงานปฏิบัติ หน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้ วัฒนธรรมองค์การนั้นย่อมหมายรวมถึง พฤติกรรม ค่านิยม และความเชื่อของบุคคลในองค์การ ซึ่งควรจะ คำนึง ถึงปัจจัยสองระดับ คือ ระดับบุคคล และระดับองค์การ อันได้แก่ เรื่องของการสร้างเป้าหมาย การวางแผน การติดต่อประสานงาน การประเมินผล และการสร้างความเชื่อถือซึ่งกันและกัน

กระบวนการติดต่อสื่อสาร (The Communication Process)

1. ผู้ส่งข่าวสาร เริ่มจากผู้ส่งเป็นผู้คิดหรือมีความคิด (An Idea) ซึ่งจะแปลข้อความเป็นรหัส (Encoded) ที่สามารถทำให้ทั้งผู้รับและผู้ส่งเข้าใจ

2. การใช้ช่องทางในการส่งข่าวสาร ข้อมูลข่าวสารถูกส่งออกไปตามช่องทางซึ่งเชื่อมโยงกันระหว่างผู้ส่งกับผู้รับ และข่าวสารจะถูกส่งผ่าน บันทึกข้อความ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ โทรสาร หรือโทรทัศน์ ซึ่งสิ่งอำนวยความสะดวกของการส่งข่าวสารอาจเป็นท่าทางที่แสดงออก

3. ผู้รับข่าวสาร ผู้รับข่าวมีความพร้อม (Ready) ที่จะรับข่าวสารโดยสามารถถอดรหัส (Decode) เป็นความคิด

4. เสียงรบกวนที่กีดขวางการติดต่อสื่อสาร เสียงรบกวนหรือสภาพแวดล้อมที่ถูกจำกัดการเข้ารหัส (Encoding) จะมีข้อผิดพลาดเนื่องจากใช้สัญลักษณ์ที่ไม่ชัดเจนการส่งข่าวสารถูกขัดจังหวะ ขาดตอนการขาดความสนใจการถอดรหัสผิดพลาดเพราะเข้าใจความหมายผิดอคติ

5. ข้อมูลป้อนกลับในการติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบประสิทธิผลของการติดต่อสื่อสาร บุคคลจะต้องมีข้อมูลป้อนกลับ (Feedback)

6. สถานการณ์ และปัจจัยขององค์การในการติดต่อสื่อสาร สถานการณ์จำนวนมากและปัจจัยขององค์การมีผลกระทบต่อกระบวนการของการติดต่อสื่อสาร เช่น สภาพแวดล้อมภายนอก ระยะห่างทางภูมิศาสตร์

เส้นทางของการติดต่อสื่อสารในองค์การ (The Communication Flow in the Organization)

1. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง (Downward Communication) จะเป็นไปตามลำดับสายการบังคับบัญชา

2. การติดต่อสื่อสารจากเบื้องล่างสู่เบื้องบน (Upward Communication) เป็นการรายงานจากผู้ใต้บังคับบัญชาสู่ผู้บังคับบัญชา

3. การติดต่อสื่อสารตามแนวนอน (Horizontal Communication) อยู่ในระดับเดียวกัน การประสานงาน, การให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและกิจกรรม, การแก้ปัญหา, การสร้างความเข้าใจร่วมกัน

4. การติดต่อสื่อสารข้ามสายงาน (Cross-channel Communication) การขอข้อมูลรายละเอียด การติดต่อแบบนนี้มีความเหมาะสมและจำเป็นต่อพนักงานระดับต่ำมากเพราะช่วยประหยัดเวลา

5. การติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ (Formal Communication) ตามตำแหน่งหน้าที่ ตามโครงสร้างที่กำหนดเป็นไปตามระเบียบพิธีการ

6. การติดต่อสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ (Informal Communication) ส่วนใหญ่ด้วยวาจา มีอิสระจากตำแหน่ง ข้อจำกัดขององค์การ ส่งข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว เป็นกลุ่มลูกโซ่มีความโน้มเอียงที่จะบอกเล่าแก่กลุ่มมากกว่าบุคคล ความน่าเชื่อถือมีความถูกต้องน้อยกว่าเป็นทางการ มีอิทธิพลบางอย่างในองค์การไม่ว่าดีหรือไม่ดี

สรุป

การจูงใจมีอิทธิผลต่อผลผลิต ผลิตผลของงานจะมีคุณภาพดี มีปริมาณมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับ การจูงใจในการทำงาน ดังนั้น ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานจึงจำเป็นต้องเข้าใจว่าอะไร คือแรงจูงใจที่จะทำให้เขาเหล่านั้นทำงานให้แก่องค์การอย่างเต็มความสามารถและเกิดความพอใจในงาน รวมทั้งขวัญและกำลังใจที่ดี ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำจะต้องรู้และเข้าใจถึงวิธีการและรูปแบบในการจูงใจ ของพนักงานในองค์การ